Menu

Jesteś tutaj:

08.03.2019 | Sprawozdanie finansowe za 2018 r. – jak dopełnić formalności?

Jak aktualnie powinno się składać sprawozdanie finansowe?

Kto może dokonać zgłoszenia wymaganych dokumentów?

Czy to skomplikowana procedura?

Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku.

Papierowo czy elektronicznie?

Od połowy marca ubiegłego roku obowiązek składania rocznego sprawozdania finansowego do KRS w formie papierowej został zastąpiony wymogiem jego zgłoszenia w formie elektronicznej. Domyślnym sposobem wykonania tego obowiązku jest złożenie dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych znajdującym się pod adresem ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

Jakie dokumenty należy złożyć?

Katalog załączników jest w zasadzie stały, należą do nich:

  • sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane),
  • uchwały zatwierdzające wyżej wskazane,
  • uchwałę o sposobie podziału wypracowanego przez spółkę zysku lub pokrycia straty,
  • w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe powinno podlegać badaniu przez biegłego rewidenta – sprawozdanie biegłego.

Wszystkie w/w muszą mieć formę elektroniczną. Osoba uprawniona do ich podpisania i złożenia (lista uprawnionych nieco niżej) powinna dopełnić obowiązku z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego e-PUAP.

Jak zdobyć profil zaufany e-PUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny?

Choć obie nazwy mogą nie brzmieć przyjaźnie, w praktyce ich uzyskanie jak i posługiwanie się nimi okazuje się być przystępne. Aktualnie proces uzyskania profilu zaufanego e-PUAP jest już drobną formalnością. Co dodatkowo istotne, uzyskuje się go bez żadnych opłat (w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego). Spora część banków współpracuje z e-PUAP, umożliwiając aktywację profilu zaufanego przy użyciu właśnie bankowości elektronicznej. Wystarczy zarejestrować się na stronie pz.gov.pl/pz/register, a następnie potwierdzić swoją tożsamość przy użyciu jednego z narzędzi:

  • podpisu kwalifikowanego,
  • konta w bankowości elektronicznej ,
  • w jednym z urzędów znajdujących się na liście punktów potwierdzających profil zaufany (ich lista publikowana jest na stronie pz.gov.pl).

Alternatywą do e-PUAP jest kwalifikowany podpis elektroniczny, składany z użyciem kwalifikowanego urządzenia, opiera się na kwalifikowanym certyfikacie, dostarczanym odpłatnie, przez kwalifikowanego dostawcę. Lista certyfikowanych firm jest dostępna tutaj: www.nccert.pl.

Termin na zgłoszenie

Termin na złożenie dokumentów nie zmienił się, wynosi 15 dni liczonych od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego wówczas sprawozdanie należy złożyć w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami.

Kto jest uprawniony do złożenia dokumentów?

Dokumenty może zgłosić tylko osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w KRS i która jest do rejestru wpisana jako członek zarządu, syndyk, likwidator lub wspólnik uprawniony do reprezentacji.

Złożenie dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych

Zaczynamy od założenia konta na stronie ekrs.ms.gov.pl/s24/, które jest niezbędne, by uzyskać dostęp do wspomnianego repozytorium. Po zalogowaniu się wybieramy ze strony głównej portalu ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ „Bezpłatne zgłaszanie sprawozdań finansowych”, następnie „Przygotowywanie i składanie zgłoszeń” oraz „Dodaj zgłoszenie”.

Zaczynamy od podania numeru KRS podmiotu, którego zgłoszenie dotyczy. Należy wypełniać kolejne wymagane pola. System sam dokonuje weryfikacji m.in. w zakresie formatu załączników i zgodności podpisów elektronicznych. Tak przygotowane zgłoszenie należy podpisać profilem zaufanym e-PUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. System automatycznie wskazuje osoby, które mogą dokonać podpisania zgłoszenia, pobierając ich dane z KRS. W sytuacji, gdy podmiot nie ma reprezentantów posiadających PESEL ujawniony w rejestrze, bezpośrednio po wprowadzeniu numeru KRS spółki pojawi się informacja, że dokonanie zgłoszenia nie jest możliwe.

Co w sytuacji, gdy żadna z osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu nie posiada PESEL-u widniejącego w KRS?

Osoby te nie będą mogły skorzystać z opisanej wyżej procedury. Nie będą także mogły złożyć sprawozdań do KRS w formie papierowej. Dla takich osób ustawodawca przewidział dedykowaną procedurę – możliwość złożenia dokumentów na stronie ekrs.ms.gov.pl/s24/ w formie elektronicznego, odpłatnego wniosku KRS-Z30.

Przed złożeniem wniosku trzeba założyć konto w portalu i potwierdzić go profilem zaufanym e-PUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Następnie ze strony głównej portalu należy wybrać: „S24 – Rejestracja Spółki, Inne wnioski”, potem „Moje przedsiębiorstwa” i dodać wnioskodawcę wypełniając jego dane, wypełnić wniosek, dołączyć skany dokumentów oraz wskazać dane osoby podpisującej. Po zweryfikowaniu i podpisaniu wniosku należy uiścić opłatę sądową, dostępną z tego samego miejsca.

Czy podmioty wpisane do KRS mają obowiązek składania sprawozdań finansowych do właściwego urzędu skarbowego?

Nie. W ich przypadku KRS przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).