Menu

Jesteś tutaj:

08.03.2019 | Sprawozdanie finansowe za 2018 r. – jak dopełnić formalności?

Jak aktualnie powinno się składać sprawozdanie finansowe?

Kto może dokonać zgłoszenia wymaganych dokumentów?

Czy to skomplikowana procedura?

Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku.

Papierowo czy elektronicznie?

Od połowy marca ubiegłego roku obowiązek składania rocznego sprawozdania finansowego do KRS w formie papierowej został zastąpiony wymogiem jego zgłoszenia w formie elektronicznej. Domyślnym sposobem wykonania tego obowiązku jest złożenie dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych znajdującym się pod adresem ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

Jakie dokumenty należy złożyć?

Lista wymaganych dokumentów pozostaje niezmieniona, należy przygotować:

  • sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane),
  • uchwały zatwierdzające dokumenty jak w punkcie wyżej,
  • uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
  • w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe powinno podlegać badaniu przez biegłego rewidenta – sprawozdanie biegłego.

Wszystkie w/w muszą mieć formę elektroniczną. Osoba uprawniona do ich złożenia (lista uprawnionych nieco niżej) powinna je podpisać z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego e-PUAP.

Jak zdobyć profil zaufany e-PUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny?

Choć obie nazwy mogą nie brzmieć przyjaźnie, w praktyce ich uzyskanie i posługiwanie się nimi okazuje się przystępne. Aktualnie proces uzyskania profilu zaufanego e-PUAP jest już drobną formalnością. Co dodatkowo istotne, uzyskasz go bez żadnych opłat (w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego). Spora część banków współpracuje z e-PUAP umożliwiając założenie profilu zaufanego z użyciem właśnie bankowości elektronicznej. Wystarczy zarejestrować się na stronie pz.gov.pl/pz/register, a następnie potwierdzić swoją tożsamość przy użyciu jednego z narzędzi:

  • podpisu kwalifikowanego,
  • konta w bankowości elektronicznej ,
  • w jednym z urzędów znajdujących się na liście punktów potwierdzających profil zaufany (ich listę każdorazowo znajdziesz na stronie pz.gov.pl.

Alternatywą do e-PUAP jest kwalifikowany podpis elektroniczny, składany z użyciem kwalifikowanego urządzenia, opiera się na kwalifikowanym certyfikacie, dostarczanym odpłatnie, przez kwalifikowanego dostawcę. Listę certyfikowanych firm z obszaru znajdziesz tutaj: www.nccert.pl.

Termin na zgłoszenie

Termin na złożenie dokumentów nie zmienił się, wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego wówczas sprawozdanie należy złożyć w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami.

Kto jest uprawniony do złożenia dokumentów?

Dokumenty może zgłosić tylko osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w KRS i która jest do rejestru wpisana jako członek zarządu, wspólnik reprezentujący spółkę osobową, syndyk lub likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, możliwość zgłoszenia dokumentów posiada osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Złożenie dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych

Zaczynamy od założenia konta na stronie ekrs.ms.gov.pl/s24/, które jest niezbędne, by uzyskać dostęp do wspomnianego repozytorium.

Po zalogowaniu się do konta wybieramy ze strony głównej portalu ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ „Bezpłatne zgłaszanie sprawozdań finansowych”, następnie „Przygotowywanie i składanie zgłoszeń” oraz „Dodaj zgłoszenie”.

Zaczynamy od podania numeru KRS podmiotu, którego zgłoszenie dotyczy. Należy wypełniać kolejne wymagane pola, podając m.in. daty początku i końca okresu, którego dotyczy sprawozdanie, a także rodzaj zgłoszenia (sprawozdanie jednostkowe lub skonsolidowane).

Przygotowane zgłoszenie należy zweryfikować, podpisać profilem zaufanym e-PUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wysłać do wspomnianego Repozytorium.

System automatycznie wskazuje osoby, które mogą dokonać podpisania zgłoszenia, pobierając ich dane z KRS. W sytuacji, gdy podmiot nie ma reprezentantów posiadających PESEL wpisany do rejestru, bezpośrednio po wprowadzeniu numeru KRS podmiotu pojawi się informacja, że dokonanie zgłoszenia nie jest możliwe w tym trybie.

Co w sytuacji, gdy żadna z osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu nie posiada PESEL-u ujawnionego w KRS?

Osoby te nie będą mogły skorzystać z opisanej wyżej procedury. Nie będą także mogły złożyć sprawozdań do KRS w formie papierowej. Dla takich osób ustawodawca przewidział dedykowaną procedurę – możliwość złożenia dokumentów na stronie ekrs.ms.gov.pl/s24/ w formie elektronicznego wniosku KRS-Z30, który podlega opłacie na zasadach ogólnych. W praktyce ten tryb dotyczyć będzie przede wszystkim spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie uzyskali numeru PESEL.

Przed złożeniem wniosku trzeba założyć konto w portalu i potwierdzić go profilem zaufanym e-PUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Następnie ze strony głównej portalu należy wybrać: „S24 – Rejestracja Spółki, Inne wnioski”, potem „Moje przedsiębiorstwa” i dodać wnioskodawcę wypełniając jego dane. Choć zwrot „Dodaj przedsiębiorstwo” może nie być intuicyjny w kontekście przesyłania dokumentów finansowych,  ta funkcjonalność umożliwia nie tylko utworzenie zupełnie nowej spółki, lecz również dodanie danych już istniejącej, na potrzeby składania sprawozdań finansowych.

Dla utworzonego w ten sposób wnioskodawcy należy wypełnić wniosek, dołączyć skany dokumentów oraz dodać dane osoby podpisującej. W tym trybie oczekiwane jest złożenie sprawozdania finansowego w jednym pliku, bez podziału na poszczególne części. Po zweryfikowaniu i podpisaniu wniosku należy uiścić opłatę sądową korzystając z płatności online.

Problematyczny może okazać się tutaj wymóg podania numeru PESEL przy potwierdzaniu profilu zaufanego, w związku z tym osoby nieposiadające tego numeru nie mogą póki co skorzystać z oferowanego przez profil zaufany bezpłatnego sposobu podpisywania dokumentów, system dopuszcza natomiast składanie elektroniczne wniosku Z-30 przez osoby nieposiadające w kwalifikowanym podpisie elektronicznym numeru PESEL.

Czy podmioty wpisane do KRS mają obowiązek składania sprawozdań finansowych do właściwego urzędu skarbowego?

Nie. W ich przypadku Krajowy Rejestr Sądowy przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).